FLAŞ HABER
Yükleniyor
Yeni gelişen rekabetçi ortamda KOBİ’lerin kendilerini var etmesi günden güne zorlaşmaktadır. Kalitenin, insan kaynağının ve yönetim sistemlerinin maldan daha fazla öne çıktığı ve hizmetin önem kazandığı bu çağda gerekli koşullara ayak uyduramayanlar maalesef işlerini ya küçültmek, ya devretmek ya da kapatmak zorunda kalıyorlar.
İşlevsel bir yönetim danışmanlığı hizmeti için UNICON kurucu ortakları Berna Büyükutku Boragan,Ece Türköz Aktan ve Altuğ Örnek sorularımızı cevapladı.
Yönetim Danışmanlığı hizmetinden faydalanmak için herhangi bir ön koşul var mıdır? Yönetim Danışmanlığı ihtiyacı olan her firma bu hizmetten yararlanabilir mi?
BERNA BÜYÜKUTKU BORAGAN: Yönetim danışmanlığı hizmetini almaya karar verme sürecinin ilgili firma içinde nasıl cereyan ettiği önemlidir çünkü söz konusu ihtiyacın kim tarafından hangi nedenle belirlendiğinin danışmanlık sürecinin sağlıklı işlemesi açısından kritik olduğunu düşünüyorum. Kimi zaman şirketin sahibi ya da üst düzey yöneticisi tarafından böyle bir hizmet ihtiyacı gündeme getiriliyor kimi zaman ise insan kaynağı yönetimi ile birinci elden ilgilenen profesyonel tarafından. Herkes kendi ihtiyacı ve beklentisi üzerinden hizmeti tanımlandığından ötürü ortak akıl ile alınmış bir karar olması başarılı bir süreç olmasında ön koşul olabilir.
ECE TÜRKÖZ AKTAN: Yönetim Danışmanlığı hizmetinden faydalanmak için “şekilsel” herhangi bir ön koşul bulunmamaktadır. Ancak, bu hizmetlere ihtiyaç duyan şirketlerin üst yönetimlerinin, hissedarlarının ihtiyaçları ve yardım almak konusundaki bakış açıları alınan hizmetin başarıya ulaşmasında kritiktir. Bu aşamada yönetim danışmanlığı kapsamına hangi hizmetler girebilir diye merak ediliyor olabilir. İhtiyaçları temel olarak dört başlık altında toplamak mümkün:
-Strateji ve Yön – şirketin yakın gelecekten başlayarak aşamalı olarak hangi pazarlarda/sektör/segmentlerde, hangi ürün/hizmetlerle var olmak istediği ve bunu nasıl hayata geçireceğine ilişkin ihtiyaçlar
-İş Modeli, Organizasyon Yapısı, Roller ve Organizasyonun Performansı – belirlenen strateji ve yönü en iyi hayata geçirecek iş modeli, organizasyon yapısı ve rollerin neler olduğu, mevcutta bu yapıların organizasyonun hedeflerine katkısının ne olduğunu anlamaya ve geliştirmeye dair ihtiyaçlar
-Süreçler – Stratejiyle uyumlu süreçlerin yapılandırılması ya da organizasyonda iyileştirilmek istenen belirli süreçlerle ilgili ihtiyaçlar (Örneğin, satış süreçlerinin optimizasyonu, tedarik yönetimi süreçlerinin yapılandırılması)
-İnsan, Kültür ve Değişim – İnsan kaynakları süreç ve yapılarına ilişkin ihtiyaçlar, kurum kültürünün tanımlanması, sektörün ve teknolojik gelişmelerin etkisiyle kaçınılmaz değişimlerin organizasyonda ayaklarının yere basmasına, hayata geçmesine yönelik ihtiyaçlar
ALTUĞ ÖRNEK: Organizasyonların hedeflerine ulaşma, stratejilerini hayata geçirme yolunda karşılarına çıkan bir problemi çözmek için öz kapasitelerinin ve/veya kaynaklarının yetmediği durumlarda yönetim danışmanlığına başvurabilirler.
Şirketlerin Yönetim Danışmanlığı ihtiyacı hangi faktörlere göre belirleniyor?
BERNA BÜYÜKUTKU BORAGAN: Bugüne kadar yürüttüğümüz tüm projelerimizde bizi davet eden yönetimlerin ihtiyaç olarak bize sundukları temelde 3 ana başlık oldu diyebilirim:
-Mevcut insan kaynağını daha etkin yönetmek, iş gücü devir oranını azaltmak veya yetkin insan kaynağını şirkete çekmek ve elde tutmak
-Çalışanların memnuniyetini arttırmak
-Performansı doğru ve iş hedeflerine hizmet edecek şekilde ölçebilmek.
Genelde bu 3 temel konu çıkış noktamız gibi gözüküyor lakin temel ihtiyaçları daha gerçekçi ve kök nedenleri ile birlikte tespit etmek için kullandığımız birtakım araç ve modeller var. Bu araç ve modelleri analiz aşaması olarak nitelendirdiğimiz TESPİT bölümünde uygulayarak tüm şirket içi paydaşların bakış açısını ve ihtiyaçlarını anlıyor, öncelikleri ona göre belirliyoruz.
ECE TÜRKÖZ AKTAN: Yukarıdaki herhangi bir madde içinde görünen ihtiyaç diğer maddelerdeki yapılarla da ilgili olabilir. Bu aşamada ihtiyacı doğru belirlenmesi bizler için olduğu kadar kurum için de çok önemlidir. Bu aşamada, üst yönetimle yapılan görüşmeler, organizasyonda tanımı yapılan ihtiyaçla bire bir karşı karşıya kalanlarla yapılan yapılandırılmış, belirli yöntemlerin kullanılmasını içeren bire bir ya da toplu görüşmeler ihtiyacın ana kaynağını anlamamıza yardımcı oluyor. Özetle aşamalar; problemin anlaşılması/tanımı, problemle ilgili yaşanan deneyimler, insanlar ve organizasyon üzerindeki etkileri ile problemle ilişkili değişkenlere dair analiz çalışmalarıdır. Kimi zaman, bize gelinen ihtiyaçların dışında yine tarif edilen temayla ilişki ancak farklı ihtiyaçları ortaya koyduğumuz, tartışmaya açtığımız da olur.
ALTUĞ ÖRNEK: Öncelikle ihtiyacı tanımlamak gerekiyor. Bazı durumlarda işletme probleminin sonuçları ile yaşanıyor ancak problem tanımlanamıyor veya yanlış tanımlanabiliyor. Günümüzde organizasyonlar kompleks iş modellerini bir arada çalıştırıyor ve dış ortam dinamiklerinin değişim hızı çok yüksek… Bu ortamda probleme odaklanmak kolay olmamakla birlikte, bu çaba/kaynak ayrılmadığında yanlış tanımlanmış problemin çözümü de yanlış oluyor. Dolayısı ile ihtiyacı birlikte tanımlamanın, yönetim danışmanlığının en değerli tekliflerinden biri olduğunu düşünüyorum.
Yönetim Danışmanlığından beklentiler ne olmalı?
BERNA BÜYÜKUTKU BORAGAN: Danışmanlık ilişkisinin en temelinde uzmanlık, iş ortaklığı anlayışı ve güven ilişkisi yatmaktadır. Dolayısıyla açıklık, şeffaflık, samimiyet ve sorumluk bilinci ile hareket etmek karşılıklı beklentilerin başında gelir. O yüzden projenin en başında sadece projenin adımları, çıktıları ve hedefleri üzerinde değil sürdürülecek ilişkiye de dair prensipler üzerinde de el sıkışılmalıdır.
ECE TÜRKÖZ AKTAN: Danışmanlık ilişkisi en başta uzmanlık ve güven işidir. Bu sebeple, olası ihtiyaç şirketler tarafından tanımlandığında ya da danışmanlık şirketlerinin uzmanlığıyla tanımlandığında -ki danışmanlık firmalarıyla yapılan tüm görüşmeler kurumlar için öğretici bir süreçtir, zihin açıcıdır, farklı bakış açıları sağlar, hatta kuruma ilham verir- o konudaki teknik bilgi ve deneyime sahip firmalarla çalışılmalıdır. Kurumun ihtiyacını samimi bir şekilde anlamaya çalışan ve müşterisine değer katmaya çalışan, güven veren bir yaklaşım tercih edilmelidir. Projenin sonunda tam olarak nasıl bir çıktısı olacağı, neye etki edeceği konusunda el sıkışılmalıdır. Süreç başladıktan sonra da proje yönetiminin etkili şekilde yapıldığından, proje takvimine uyulduğundan emin olunmalı; süreci projeden sonra emanet alacakların projenin ilgili aşamalarına dahil edilmeleri bu vesileyle eğitilmeleri, kurum için iletişimin özenle yapılması beklenmelidir.
ALTUĞ ÖRNEK: Çözüm ortaklığı;
-Farklı bakış açılarını ve lensleri masaya getirebilmesi,
-Olağanı ve alışkanlıkları gelişim adına gündeme taşıma ve tartışma cesareti,
-Öneren veya çözen değil, çözümün bir parçası olabilmesi,
-Bir çıkış stratejisi olması (Şirketin kalıcı kapasitesi olmaması)
Yönetim Danışmanlığı projelerinde başarıya ulaşmak için gerekli şartlar nelerdir?
BERNA BÜYÜKUTKU BORAGAN: İlgili tüm paydaşların projeye olan sahiplenmesinin ve adaptasyonun sağlanması en öncelikli koşul olarak söyleyebilirim. Projenin en başında izlenecek ana adımlar, hem şirket tarafında hem de danışmanlar tarafından sergilenmesi gereken rol ve sorumluluklar, gerçekçi bir takvim, hedefler ve elde edilecek somut çıktılar çok net tanımlanmalı, üzerinde mutabık kalınmalıdır. Bu şartlar işin teknik tarafları diyebiliriz. Asıl bir de işin ruh tarafı var. Projenin her ilerleme aşamasında etkilerine yönelik düzenli iletişim yapılması, iletişimin hedef kitleye göre şeklinin öncesinde planlanması da son derece kritiktir. Ayrıca projenin sahiplenilmesini hızlandıracak ve sürdürülebilir sonuçlar üretilmesine hizmet edecek çalışanlardan oluşan ekiplerin kurulması ve çalışanların süreçlere dahil edilmesi bir diğer başarıyı sağlayacak gerekli şartlar diyebiliriz.
ECE TÜRKÖZ AKTAN:
-Üst yönetimin projeleri sahiplenmesi ve desteği, sponsorlukları
-Yönetim ekibinin sorumluluk üstlenmesi
-Proje çıktısını hayata geçireceklerin projeye dahil edilmesi
-Doğru ve etkili bir iletişim planı
-Uygulama ve değişim planı – cesaret, değişimden korkmamak
ALTUĞ ÖRNEK: En önemli konu zaman ve sabır. Ticari işletmeler yapıları itibari ile dinamik organizasyonlardır. Yönetim danışmanlığı sürecinde; analiz, bireysel ve organizasyonel öğrenme, gelişim, değişim, tasarım gibi zorlu aşamalar ve bu aşamalarda faydalanılan farklı uzmanlık alanları vardır. Bu nedenle ihtiyaçtan ihtiyaca ve organizasyondan organizasyona farklılık göstermesi mümkündür. “Tek Beden, Herkese ve Her Kez” uygulamalar yönetim danışmanlığında çok uygulanabilir bir yöntem değil.
Diğer konu ise proje süresince koşulsuz “İş Ortaklığı” ilişkisinin tüm paydaşlar arasında canlı tutulmasıdır. İletişim, proje başından itibaren bu ilişkinin kurulması ve sürdürülmesi yönünde olası en verimli şekilde kullanılmalıdır.
Yönetim Danışmanlığı projesi başladıktan sonra süreç nasıl işliyor? Projeye başlanıldığında firmalara net bir zaman aralığı verilebiliyor mu? Bu zaman aralığı hangi faktörlere göre belirleniyor?
ECE TÜRKÖZ AKTAN:Proje başlamadan önce anlaşılan ihtiyaçlar ve el sıkışılan adım ve çıktılar doğrultusunda bir projenin ne kadar süreceği çok nettir. Tabii burada, projenin planlandığı şekilde ilerleyebilmesi için yönetimin, ilgili çalışanların zaman ayırması, analiz edilecek verinin zamanında gelmesi vb. gibi koşullar oldukça önemli. Ancak, bir projenin ne kadar süreceği proje başladığında bilinir, bu aynı zamanda bir taahhüttür. Zaman aralığı, yapılacak çalışma adımlarının ne kadar zaman alacağıyla ilişkilidir. Danışmanlık hizmetlerindeki değişkenler danışmanın kendisi ve ilgili çalışmalar için ne kadar zamana ihtiyaç olduğudur. Örneğin, tüm üst yönetim ekibiyle bire bir görüşmek, tüm üst yönetimin katılacağı iki günlük strateji çalıştayı yapmak, insan kaynakları verisinin analiz edilmesi vb. gibi adımlar zaman planını belirler.
ALTUĞ ÖRNEK: Öncelikle ihtiyacın tanımlanması gerekiyor. Bu projenin kapsamını belirleyen adım oluyor. Bu süreci genel olarak Analiz veya tanımlama süreci olarak tarif ediyoruz. Daha sonrasında birlikte tasarlama, çözüm bulma ve uygulama dönemi başlıyor. Kendi içerisinde birçok iterasyonu olan bir süreç bu… Bu kapsamda, Yönetim Danışmanlarının da öğrenme/tanıma süreci olduğunu unutmamak gerekiyor. Odak, orta ve uzun vadede çözüm bulunan problem veya benzerleri ile karşılaşıldığında organizasyonun buna kendi kapasitesi ile tepki verebilmesini sağlamaktır. O nedenle projemizin son aşamasında Yönetim Danışmanı rolümüzde uygulama mentoru veya koçu şapkamızı takıyoruz.
Proje zamanı, projenin kapsamı ile doğru orantılı olarak belirlenmektedir. Problemin niteliğine göre aralar verilerek uzun dönem yürütülen projeler olabileceği gibi, sadece problemin tanımlanmasına yönelik projelerde olabilmektedir.
İleri aşamalara ulaşmış şirketler de Yönetim Danışmanlığından hizmet almak istiyorlar mı?
BERNA BÜYÜKUTKU BORAGAN: Her zaman şirketlerin danışmanlık ihtiyacı olabiliyor çünkü değişen rekabet koşulları, sektördeki gelişmeler, teknolojinin getirdiği organizasyon içindeki değişim veya dönüşümler, çalışan profilindeki farklılıklar, müşteri ihtiyaç ve beklentilerindeki farklılaşmalar ya da değişimlerin organizasyona yansımaları, yönetimin kendi içinde geçirdiği değişimler, gibi gibi birçok farklı sebep nedeniyle 3. göz ihtiyacı ya da uzmanlık desteği gerekebiliyor. Her şeyin bir hayat döngüsü olduğu gibi şirketlerin de bir hayat döngüsü var. Bu döngünün hangi aşamasında oldukları ve yukarıda saydığımız farklılaşan sebepler nedeniyle danışmanlık hizmeti almak her zaman bir ihtiyaç oluyor.
ECE TÜRKÖZ AKTAN: Yönetim danışmanlığı hizmetleri ihtiyaçlarla ilgilidir ve kendini sürekli geliştirmek isteyen, sorusu olan ancak yanıtını tek başına veremeyen ya da neyi nasıl yapacağını bilse bile sistematik teknik bir uzmanlığa ihtiyaç duyan tüm şirketler bugün yönetim danışmanlığı hizmeti alıyorlar. Şirketin olgunluk seviyesinin bu ihtiyaçların ortaya çıkmasıyla sorduğunuz anlamda bir ilişkisi yok. Aksine, daha olgun şirketler bu hizmetlerin faydasını defalarca deneyimledikleri için daha fazla yönetim danışmanlığı hizmeti alıyorlar.
ALTUĞ ÖRNEK : Kesinlikle… İş yaşam eğrisinde ilerleyen işletmelerin; eğride bulundukları yere göre nasıl farklı yönetim ihtiyaçları doğuyorsa aynı konu yönetim danışmanlığı ihtiyaçları içinde geçerlidir.
İnsan Kaynakları Yönetim Danışmanlığının İnsan Kaynakları yönetim ve operasyonlarının başarısına katkıları nelerdir?
BERNA BÜYÜKUTKU BORAGAN: Yönetim danışmanlığının insan kaynaklarına yönelik verilen danışmanlıklardan ayrı tutmak mümkün olmaz. Şirketin stratejik yol haritasını ve bu yol haritasının gerçekleşmesine yönelik atılacak adımlar temel de 5 ana alana dokunur. Yönetim, süreçler, organizasyon, kültür ve altyapı. Tüm bu alanların yönetimi ve icraatı insan faktörüne dayalı olduğu için şirket içinde doğru insan kaynakları politikaları, uygulamaları ve sistemlerinin olması hijyen koşuldur. Dolayısıyla %100 bir korelasyon olduğunu söylemek mümkündür. İnsan kaynakları biriminin ve profesyonellerinin yönetim danışmanlığı kapsamında da stratejik bir noktada konumlandırılması katma değerli sonuçlar elde edilmesini sağlayacaktır.
ALTUĞ ÖRNEK: İki farklı ihtiyaç penceresinden bakmanın daha doğru olacağını düşünüyorum;
İnsan Kaynakları Kurulum Danışmanlığı; İlk defa İK süreçleri oluşturmak ve gide duran insan yönetimi uygulamalarını profesyonelleştirmek için alınan danışmanlık olarak tanımlanabilir. Şirketlerin daha kuluçka aşamasında(kurulumu takip eden aşama) insan kaynakları organizasyonu ile işe başlaması bugün başarılı bulunan birçok girişimin orta ve uzun dönem başarısının altında yatan ve fark yaratan bir unsur olarak göze çarpmaktadır. Bu durum göz ardı edildiğinde ise şirketin iş yaşam eğrisinde büyüme dediğimiz döneminin potansiyelinin çok altında bir zamanda tamamlamasına neden olduğu görmekteyiz.
İnsan Kaynakları Dönüşüm Danışmanlığı; Mevcut İnsan Kaynakları stratejilerinin, kapasitelerinin, süreçlerinin ve uzmanlarının güncel dinamiklere göre geliştirilmesi ve güncellenmesini kapsayan danışmanlık olarak tanımlanabilir. Bugün, değişimi çok iyi yönetebilen organizasyonlar incelendiğinde, liderliğin birincil iş ortağı olarak İnsan Kaynakları yönetimi sistemini görmek yadırganmamaktadır.
RÖPORTAJ:GİZEM YARALI
KOBİLIFE
